Umowa z freelancerem na stronę WWW

„Dogadaliśmy się mailowo" to najczęstsze zdanie, które pada na początku sporu o stronę internetową. Umowa nie musi być długa ani pisana przez prawnika - musi za to odpowiadać na kilka pytań, które w trakcie projektu pojawią się na pewno. Poniżej lista tych pytań i to, jak je zapisać.

Ten tekst to praktyczny przewodnik, nie porada prawna. Przy większych projektach warto skonsultować wzór z prawnikiem.

Umowa o dzieło czy umowa o świadczenie usług?

Strona internetowa ma konkretny, odbieralny rezultat, więc najczęściej podpisuje się umowę o dzieło. Jeśli zlecasz też opiekę po wdrożeniu (aktualizacje, drobne zmiany, hosting), ta część powinna być osobną umową o świadczenie usług albo osobnym rozdziałem z własnym okresem wypowiedzenia. Mieszanie obu w jednym zdaniu kończy się tym, że nikt nie wie, kiedy „dzieło" zostało odebrane.

1. Zakres - czyli co dokładnie powstanie

To najważniejsza część i jednocześnie ta, którą najczęściej załatwia się jednym zdaniem „wykonanie strony internetowej". Zamiast tego zapisz:

Listę podstron z zaznaczeniem, które mają unikalny układ (strona główna, oferta, kontakt), a które powstają z szablonu (np. wpisy bloga, podstrony usług).
Funkcje: formularz kontaktowy, wyszukiwarka, koszyk, płatności, newsletter, wersje językowe, panel do samodzielnej edycji treści.
Integracje: z jakimi systemami zewnętrznymi (płatności, kurierzy, CRM, fakturowanie) i kto dostarcza do nich dostępy.
Co dostarcza klient: teksty, zdjęcia, logo, dostępy do domeny. Z terminami - bo opóźnienie po Twojej stronie przesuwa termin po stronie wykonawcy.
Czego umowa nie obejmuje: jedno zdanie, które oszczędza tygodni dyskusji. Np. „umowa nie obejmuje pisania tekstów, sesji zdjęciowej, konfiguracji poczty e-mail i pozycjonowania".

Dobrze przygotowany brief można podpiąć do umowy jako załącznik - wtedy nie trzeba przepisywać go do paragrafów. Jak taki brief napisać, opisaliśmy w tekście Jak opisać zlecenie, żeby dostać dobre oferty.

2. Etapy, terminy i akceptacje

Projekt podziel na etapy z osobnym terminem i osobną akceptacją. Typowy podział:

Makiety / projekt graficzny strony głównej - akceptacja klienta.
Projekt pozostałych podstron - akceptacja.
Wersja robocza strony (kodowanie) na adresie testowym - testy i lista uwag.
Wdrożenie na docelową domenę - odbiór końcowy.

Przy każdym etapie zapisz, ile dni ma klient na zgłoszenie uwag (zwykle 3-7 dni roboczych) i co się dzieje, gdy ich nie zgłosi - najuczciwiej: etap uznaje się za przyjęty. Chroni to obie strony: wykonawca nie czeka w nieskończoność, a Ty wiesz, kiedy masz usiąść do przeglądu.

3. Poprawki: ile, jakie i co nie jest poprawką

Zapisz liczbę rund poprawek na każdym etapie (standard to 2-3) i definicję poprawki. Przykład, który działa:

Poprawką jest zmiana w obrębie zaakceptowanego zakresu: układ, kolory, teksty, rozmieszczenie elementów. Dodanie nowej podstrony, funkcji lub integracji jest zmianą zakresu i podlega osobnej wycenie.

Bez tej definicji każda rozmowa o „jeszcze jednej małej rzeczy" będzie negocjacją.

4. Wynagrodzenie i płatności

Kwota - netto czy brutto i czy wykonawca wystawia fakturę VAT, czy rachunek. To zmienia realny koszt o 23%.
Transze powiązane z etapami. Typowo: 30% zaliczki na start, 40% po akceptacji projektu graficznego, 30% po odbiorze. Zaliczka jest normalna - wykonawca rezerwuje dla Ciebie czas.
Termin płatności od wystawienia faktury (7-14 dni) i co się dzieje przy opóźnieniu po stronie klienta - np. wstrzymanie prac.
Zmiany zakresu - na jakiej podstawie wyceniane (stawka godzinowa albo wycena każdorazowa) i że wymagają potwierdzenia na piśmie, choćby mailem.

5. Prawa autorskie - punkt, który najczęściej pomija się w ogóle

Projekt graficzny i kod strony są utworami. Jeśli umowa nie mówi nic o prawach, formalnie zostają one przy wykonawcy, a Ty masz co najwyżej domniemaną licencję na korzystanie. Zapisz:

Przeniesienie autorskich praw majątkowych do projektu graficznego i kodu z chwilą zapłaty całości wynagrodzenia, na wymienionych polach eksploatacji (co najmniej: utrwalanie, zwielokrotnianie, publiczne udostępnianie w sieci, modyfikowanie).
Prawo do modyfikacji i zlecania modyfikacji innym osobom - bez tego zmiana wykonawcy jest prawnie wątpliwa.
Wyjątki: motywy, wtyczki, biblioteki i zdjęcia stockowe mają własne licencje, których wykonawca nie może Ci „przenieść". Umowa powinna je wymienić, a Ty powinieneś dostać dowody zakupu licencji na siebie.
Wykorzystanie w portfolio - większość wykonawców chce pokazać projekt. To normalne; zapisz, czy się zgadzasz i od kiedy.

6. Dostępy i własność kont

Domena, hosting, konto w systemie płatności, Google Analytics - wszystko zakładane na Twoje dane, Twój e-mail i Twoją kartę. Wykonawca dostaje dostęp jako współpracownik, a po zakończeniu projektu przekazuje komplet haseł i dostępów administracyjnych. Jedno zdanie w umowie wystarczy, a oszczędza sytuacji, w której firma nie może wejść na własną stronę.

7. Co, gdy coś pójdzie nie tak

Opóźnienie wykonawcy: kara umowna za dzień zwłoki (np. 0,2-0,5% wynagrodzenia), ale z zastrzeżeniem, że opóźnienia wynikające z braku materiałów od klienta przesuwają termin.
Odstąpienie od umowy: kiedy każda ze stron może odstąpić i co się dzieje z pracą wykonaną do tej pory (zwykle: klient płaci za zaakceptowane etapy i dostaje ich pliki).
Gwarancja: okres (30-90 dni), w którym wykonawca naprawia błędy w tym, co zbudował - bez opłat. To nie to samo, co opieka nad stroną; aktualizacja wtyczek po pół roku nie jest naprawą błędu.
Poufność: jeśli wykonawca dostaje dane klientów, cenniki czy dostęp do systemów - krótki punkt o poufności i RODO (powierzenie przetwarzania, jeśli faktycznie będzie przetwarzał dane osobowe).

Lista kontrolna przed podpisaniem

Jest lista podstron i funkcji - nie „strona internetowa".
Są etapy z terminami i czasem na akceptację.
Jest liczba rund poprawek i definicja poprawki.
Jest harmonogram płatności powiązany z etapami.
Jest przeniesienie praw autorskich z prawem do modyfikacji.
Domena i hosting są na klienta.
Jest okres gwarancji i jest powiedziane, co obejmuje.
Wiadomo, co umowa wyklucza.

Jeśli wykonawca sam przychodzi z umową, która to wszystko zawiera - to dobry znak. Jeśli proponuje „zróbmy to bez papierów, szybciej będzie" - szybciej będzie tylko do pierwszego nieporozumienia.

Na Projekciarz.pl zasady współpracy i płatności ustalasz bezpośrednio z wykonawcą - platforma nie pośredniczy w umowie. Tym bardziej warto ją mieć. Opisz swój projekt, porównaj oferty i zanim wybierzesz, poproś o wzór umowy - reakcja na tę prośbę powie Ci sporo.